Đối với nhiều người, có điều ngạc nhiên rằng ISO 9001 không yêu cầu “cuộc họp” cụ thể cho Xem xét của lãnh đạo tại điều khoản 9.3 ISO 9001. Tiêu chuẩn không đề cập đến cuộc họp, chỉ yêu cầu Ban lãnh đạo Cấp cao của công ty phải xem xét Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) tại các khoảng thời gian đã lên kế hoạch để đảm bảo tính phù hợp, đủ sức và hiệu quả liên tục (tức là hệ thống vẫn đang thực hiện những gì công ty cần) (trích điều khoản 9.3 ISO 9001). Cuộc đánh giá cần xem xét thông tin từ danh sách nội dung MR để xem xét cơ hội cải tiến và xác định cần thay đổi Hệ thống Quản lý Chất lượng, Chính sách Chất lượng và Mục tiêu.

Note: Xem xét của lãnh đạo trong thuật ngữ tiếng anh là Management Review (viết tắt là MR)

1. Các thông tin Xem xét của lãnh đạo (MR) bắt buộc là gì?

Mặc dù công ty có thể thêm thông tin khác theo mong muốn, ISO 9001 có một danh sách tối thiểu 6 thông tin mà Ban lãnh đạo Cấp cao cần xem xét để đánh giá tình trạng của QMS. Nếu bạn muốn đánh giá hệ thống đảm bảo QMS là đầy đủ, mà không cần tổ chức cuộc họp, có một số đánh giá hoặc xem xét ở cấp độ thấp hơn khác cần phải thực hiện. Dưới đây là một số ý tưởng về cách thực hiện điều này.

1.1 Kết quả của cuộc đánh giá (Audit)

Liệu Lãnh đạo có xem xét các báo cáo đánh giá và đảm bảo rằng chúng được thực hiện theo kế hoạch đánh giá hàng năm không? Ban lãnh đạo Cấp cao đang xem xét kết quả đánh giá và cách chúng cải thiện Hệ thống Quản lý hay không? Bất kỳ báo cáo đánh giá nào, nếu chúng bao gồm thông tin xem xét này, không chỉ là hồ sơ của đánh giá, mà còn là hồ sơ chứng minh rằng đã thực hiện Xem xét của lãnh đạo (MR).

1.2. Phản hồi từ Khách hàng

Bạn có duy trì và thu thập dữ liệu về phản hồi và sự hài lòng từ khách hàng không? Liệu danh sách và dữ liệu có bao gồm thông tin về các biện pháp đã thực hiện và người quản lý nào chịu trách nhiệm về điều này? Nếu bạn đảm bảo rằng Ban lãnh đạo Cấp cao tham gia vào việc xem xét những số liệu này khi chúng được xử lý, và rất nhiều quản lý cấp cao quan tâm đến sự hài lòng của khách hàng, thì bạn có hồ sơ không chỉ về việc xem xét những vấn đề này mà còn về quản lý tài nguyên để giải quyết chúng.

1.3. Kết quả hoạt động quá trình và sự phù hợp của sản phẩm

Công ty của bạn có duy trì chỉ số cho các quá trình chính, đôi khi được gọi là Chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI), được sử dụng để đánh giá sự đầy đủ các quá trình. Thông thường, chúng sẽ bao gồm quá trình kiểm tra sản phẩm (tỉ lệ lỗi) như một trong các chỉ số. Nếu những chỉ số này đã có, được xem xét bởi các thành viên từ Ban lãnh đạo Cấp cao và được sử dụng để đưa ra quyết định về tài nguyên, nguồn lực để cải thiện quy trình, thì cũng coi như Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR) đang diễn ra.

1.4. Tình trạng Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Nếu Ban lãnh đạo Cấp cao tham gia vào các bước xem xét Sự không phù hợp và hành động khắc phục, đảm bảo theo dõi để cải thiện hệ thống. Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR) về thông tin này có thể được coi là đã diễn ra mà không cần tổ chức thêm cuộc họp.

1.5. Các hành động theo dõi từ Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR) trước đó

Nếu lãnh đạo cao nhất đã xem xét các hành động, biện pháp đảm bảo rằng chúng đã triển khai, thì yêu cầu này đã được thực hiện. Quan trọng là đảm bảo rằng các hồ sơ ghi lại cho thấy việc xem xét, theo dõi này.

1.6. Các thay đổi có thể ảnh hưởng đến Hệ thống Quản lý Chất lượng

Đại diện Quản lý Chất lượng thường chịu trách nhiệm theo dõi những yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hệ thống, chẳng hạn như bản dự thảo ISO 9001:2015 (dự kiến phát hành vào năm 2015), hoặc một sự thay đổi sắp tới trong các quy định chính phủ ảnh hưởng đến ngành công nghiệp của bạn. Nếu những thay đổi này được ghi lại và theo dõi, cuộc xem xét dễ dàng thể hiện. Ngoài ra, cuộc xem xét cần nêu ra về thông tin nội bộ, chẳng hạn như đề xuất cải tiến hoặc đánh giá nội bộ, xem xét các thay đổi nội bộ.

1.7. Đề xuất cải tiến

Một số đề xuất cải tiến, như những đề xuất xuất phát từ hệ thống Đánh giá Nội bộ, có thể được xem xét như một phần của hệ thống như đã nêu ở trên. Đối với những đề xuất phức tạp, Ban lãnh đạo Cấp cao có thể cần phê duyệt chi phí cần thiết để thực hiện đề xuất. Trong tất cả các trường hợp, nếu bạn có đại diện của Ban lãnh đạo Cấp cao tham gia vào quá trình xem xét, thì yêu cầu Xem xét của lãnh đạo (MR) cho yêu cầu này đã được thực hiện.

2. Các Đầu ra cần thiết của Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR) là gì?

Quan trọng là không có yêu cầu cho bất kỳ biên bản cuộc họp nào, nhưng cần duy trì hồ sơ để thể hiện rằng Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR) đã xác định thành công các đầu ra sau đây cho Hệ thống Quản lý Chất lượng:

2.1. Cải thiện hiệu quả của hệ thống

Các cải tiến đã nêu ở trên, nếu sự tham gia của Ban lãnh đạo Cấp cao được ghi lại, cho thấy rằng cải tiến của QMS đang diễn ra. Điều quan trọng là đảm bảo rằng nó hoàn chỉnh.

2.2. Cải thiện Sản phẩm liên quan đến Yêu cầu của Khách hàng

Khi Ban lãnh đạo xem xét thông tin về Đáp ứng sản phẩm và Phản hồi từ Khách hàng, họ có thực hiện các biện pháp để cải thiện sản phẩm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng không? Nếu có, điều này không chỉ làm sản phẩm của bạn trở nên dễ tiếp cận hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, mà còn đáp ứng yêu cầu này cho sản phẩm của Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR).

2.3 Nhu cầu về tài nguyên, nguồn lực

Ban lãnh đạo Cấp cao thường tham gia vào cuộc họp về kế hoạch tổng thể nguồn lực, tài nguyên của công ty; thực tế, đó là một trong các vai trò quan trọng nhất của họ. Tất cả những điều cần xảy ra là việc ghi lại lý do đằng sau các lựa chọn về nhu cầu tài nguyên để có thể thể hiện rằng Cuộc Xem xét của lãnh đạo (MR) đã dẫn đến kế hoạch này.

Kết luận

Thực chất thực hiện Xem xét của lãnh đạo (điều khoản 9.3 ISO 9001) không hề khó như bạn nghĩ. Hãy chia nhỏ các hạng mục thành các chuyên đề, cuộc họp, thảo luận khác nhau với lãnh đạo cao nhất. Tần suất và cách thức thực hiện hoàn toàn bạn có thể lựa chọn. Miễn sao đảm bảo đầy đủ các mục đầu vào (Input), đầu ra (Output) nhé!

Và điều nhắn nhủ cuối cùng, tốt nhất là bạn nên tổ chức việc Xem xét của lãnh đạo này thường xuyên, định kỳ và thực chất. Điều đó sẽ đem lại giá trị tích cực cho công ty trong quá trình kinh doanh và vận hành hệ thống QMS theo chuẩn ISO 9001.

Lalaplus,