Tháng 9 năm 2015 sẽ chứng kiến sự ra đời của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, với một số thay đổi cơ bản về cách các công ty dự kiến sẽ hoạt động để duy trì sự tuân thủ. Một trong những thay đổi cơ bản và có ý nghĩa nhất là sự thay đổi từ quá trình hành động phòng ngừa hiện tại được thay thế bằng “tư duy dựa trên rủi ro”. Trong hầu hết các tổ chức mà tôi đã từng làm việc hoặc cùng làm việc, các hành động phòng ngừa có xu hướng là một “bài tập tích tắc” xuất phát từ nhu cầu đáp ứng yêu cầu ISO 9001, trái ngược với động lực thực sự để thay đổi và cải tiến liên tục. Trước đây, các hành động phòng ngừa có xu hướng được thực hiện ở cấp thấp hơn trong các tổ chức, có lẽ bởi một thành viên trong nhóm chất lượng và các nhân viên ở các bộ phận khác thông thường không nắm bắt được các vấn đề thực sự ảnh hưởng đến tổ chức ở cấp cao nhất và việc cải tiến liên tục. Vì vậy, việc thay đổi này sẽ có ý nghĩa gì đối với tổ chức đang triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001?

Tư duy dựa trên rủi ro: Sự khác biệt thực sự so với hành động phòng ngừa

Trong các bài viết trước, chúng tôi đã hướng dẫn bạn các loại phân tích rủi ro khác nhau (xem Phương pháp luận để phân tích rủi ro), nhưng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu chúng ta thực hiện “cách tiếp cận dựa trên rủi ro để quản lý chất lượng”. Điều này liên quan đến việc có một cái nhìn chiến lược hơn về rủi ro trong doanh nghiệp của bạn và cũng liên quan đến những thay đổi trong yêu cầu lãnh đạo, bạn có thể đọc thêm trong bài viết này: Cách tuân thủ các yêu cầu lãnh đạo mới trong ISO 9001:2015. Vì vậy, với điều kiện đội ngũ lãnh đạo cao nhất của bạn bây giờ nên tham gia vào quá trình xác định, ghi lại, loại bỏ và giảm thiểu rủi ro, thì bạn có thể thấy rằng ngay từ đầu, sử dụng quá trình tư duy dựa trên rủi ro sẽ vượt xa hành động phòng ngừa về mặt hiệu quả. Đảm bảo rằng nhóm quản lý của bạn có một “diễn đàn” để xác định rủi ro trong các cuộc họp quản lý thường xuyên có thể là một bước quan trọng đối với điều này. Điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng tất cả nhân viên ở cấp thấp hơn có một kênh để họ có thể đưa ra ý kiến ​​của mình lên trên để nhóm quản lý xem xét. Khi hai quá trình này được thực hiện, bạn sẽ có một quá trình “tư duy dựa trên rủi ro” được chủ trì bởi đội ngũ lãnh đạo cao nhất, nắm giữ tất cả các kiến ​​thức chiến lược quan trọng về các mối đe dọa đối với doanh nghiệp và được hỗ trợ bởi thông tin từ tất cả các cấp – một trong số đó có thể trước đây vẫn chưa được họ biết đến. Vì vậy, trên thực tế, thay cho quá trình hành động phòng ngừa một chiều, thường được thực hiện ở cấp thấp hơn và vẫn ở đó, giờ đây bạn có một quá trình tư duy dựa trên rủi ro do nhóm chủ trì, những người có tất cả thông tin có sẵn cho họ. Từ đỉnh cao của công ty, lọc từ trên xuống dưới. Với các quyết định được đưa ra từ quá trình này và các hành động tiếp theo, không khó để thấy rằng các hành động và mục tiêu được lập thành văn bản sẽ hiệu quả hơn trên toàn công ty so với quá trình hành động phòng ngừa. Vậy, tổ chức của bạn phải làm gì để bắt kịp sự thay đổi này?

Suy nghĩ dựa trên rủi ro: Chúng ta nên bắt đầu từ đâu?

Khuyến khích đội ngũ lãnh đạo cao nhất của bạn chấp nhận những thay đổi trong yêu cầu của lãnh đạo và kết hợp điều này với một quá trình tư duy dựa trên rủi ro thì sẽ giúp hệ thống quản lý chất lượng áp dụng đúng theo tinh thần của tiêu chuẩn ISO. Từ lãnh đạo cao nhất cho đến toàn bộ nhân viên áp dụng tư duy dựa trên rủi ro, tổ chức của bạn sẽ càng thích ứng tốt hơn các mối đe dọa và rủi ro mà sẽ phải đối mặt trong những tháng và năm tới. Và, như chúng ta đều biết, nơi có rủi ro thì hầu như luôn có cơ hội, vì vậy việc xác định những điều này là một động lực tích cực khác nữa của việc áp dụng phương pháp tiếp cận Risk-based thinking này càng sớm càng tốt. Việc loại bỏ và giảm thiểu rủi ro hầu như luôn đảm bảo sự phát triển của công ty, đây chỉ có thể là tin tốt cho tổ chức của bạn. ISO 9001: 2015 là một tiêu chuẩn vượt xa các tiêu chuẩn chất lượng của công ty và kết quả đầu ra của nó đảm bảo rằng tổ chức của bạn có thể được bảo vệ và cải tiến, đồng thời xác định các cơ hội mới sẽ được nắm bắt.

Source: Advisera