Khi bạn bắt đầu triển khai Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) theo ISO 9001, một trong những quyết định quan trọng mà bạn sẽ đối mặt là xác định xem quy trình nào cần được viết ra. Đây là một vấn đề phổ biến, nhưng hiểu rõ các hướng dẫn về việc viết quy trình có thể làm nhiệm vụ này trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tư duy lựa chọn các quy trình cần được viết ra trong QMS của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn ISO 9001.

ISO 9001:2008 quy định việc bắt buộc phải có 6 quy trình cụ thể, được liệt kê trong Danh sách tài liệu bắt buộc cho ISO 9001. Tuy nhiên, phiên bản ISO 9001:2015 đã loại bỏ yêu cầu bắt buộc 6 quy trình này. Và quyền quyết định xem quy trình gì phải được viết ra, giờ đây, hoàn toàn là phụ thuộc vào bản thân công ty. Vì vậy, câu hỏi cho công ty bạn là: “Bạn nên viết ra quy trình gì?”

Hướng dẫn sau đây sẽ cho bạn gợi ý về các quy trình cần thiết được viết ra trong công ty.

1. Tầm quan trọng của trình tự tiến hành công việc:

Nếu trình tự của các hoạt động không ảnh hưởng đáng kể đến kết quả và có nhiều cách làm để đạt được cùng một kết quả, có thể không cần phải viết ra một quy trình cụ thể. Ví dụ, trong một số quá trình lên ý tưởng sáng tạo ra 1 bộ quần áo mới, có nhiều cách tiếp cận, nhưng miễn là kết quả đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, không cần quy định một phương thức cụ thể, như vậy bạn không cần viết ra 1 quy trình. Ngược lại, nếu bạn ép buộc các nhà thiết kế làm theo 1 khuôn phép và ràng buộc nào đó, điều đó sẽ làm họ bị gò bó và khó có những ý tưởng đột phá.

2. Tận dụng Biểu mẫu hoặc chương trình đào tạo, giáo dục:

Đôi khi, các biểu mẫu sẵn có hoặc quá trình đào tạo có thể đảm bảo rằng nhiệm vụ được thực hiện đúng cách mà không cần phải viết ra 1 quy trình cụ thể. Ví dụ, nếu bạn có một biểu mẫu chuẩn (giấy hoặc điện tử) cho việc mua sắm, hiển thị tất cả thông tin cần gửi cho nhà cung cấp để mua sản phẩm, liệu bạn có thực sự cần viết ra hẳn 1 quy trình để hướng dẫn ai đó cách điền biểu mẫu để đặt hàng? Tôi nghĩ là không cần, nếu như biểu mẫu đó đã được tối ưu và bất kỳ ai cũng có thể hiểu và điền đầy đủ nội dung để thực hiện mua hàng.
Quá trình đào tạo và giáo dục là thứ bạn có thể tận dụng để đỡ phải viết hẳn 1 quy trình ra. Ví dụ, bạn muốn mọi người sử dụng thẻ từ để đi ra vào công ty. Bạn chỉ cần tổ chức 1 buổi đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Sau đó bạn phát thẻ cho mọi người và thiết lập hệ thống cửa điện tử mở ra và đóng lại bằng thẻ. Như vậy là quá đủ để mọi người sử dụng thẻ từ cho việc đi lại trong công ty. Bạn cũng không cần viết hẳn 1 quy trình ra vào cổng bằng thẻ từ.

3. Tài liệu, thông tin có cần phải kiểm soát theo phiên bản hay không:

Nếu quá trình thực hiện công việc được đóng gói dạng quy trình văn bản. Nó sẽ được kiểm soát bằng phiên bản theo hệ thống quản lý của QMS. Cho nên, khi bạn quyết định viết quy trình đó hay không, hãy cân nhắc đến liệu có cần thiết phải kiểm soát chúng theo các phiên bản khác nhau. Đôi khi, việc quản lý phiên bản lại trở lên tốn kém, rắc rối và ngốn nhân lực của công ty. Lấy ví dụ, có 1 số công ty muốn đóng gói quy trình cho chính sách nhân sự (Human Resource Policy) như là 1 phần của QMS. Trong khi đó, chính sách này chỉ cần in ấn trên bảng hoặc viết trên website là được. Nếu có thay đổi gì, bạn có thể in lại hoặc sửa trực tiếp trên website mà không ảnh hưởng lớn nào đến hệ thống. Hãy nhớ rằng chỉ vì một số thông tin quan trọng không có nghĩa là nó cần được kiểm soát trong quy trình của Hệ thống quản lý chất lượng; những cách khác cũng phù hợp mà

4. Xem xét Số lượng Người thực hiện công việc:

Số lượng người tham gia vào công việc cụ thể có vai trò quan trọng. Nếu chỉ có một số ít người tham gia, họ có thể đảm bảo rằng sản phẩm của quy trình luôn đồng nhất, đồng thời họ có thể cùng nhau cải thiện quá trình, giúp nó hoạt động mượt mà hơn, và không cần phải viết ra 1 quy trình một cách cụ thể.

5. Đánh giá Trình độ Chuyên môn của Người làm việc:

Phân biệt giữa trình độ chuyên môn và đào tạo. Nếu quá trình tuyển dụng của bạn cho một xưởng gia công chỉ bao gồm việc tuyển dụng những người thợ máy có bằng trung cấp nghề, thì bạn không cần hướng dẫn viết cụ thể về cách sử dụng máy tiện. Điều này là một phần của chuyên môn của người thợ máy. Nguyên tắc cũ của ISO 9001 về “viết những gì bạn làm, làm những gì bạn viết” không cần áp dụng.
Lưu ý: Nhưng sẽ cần viết hướng dẫn gia công hoặc có bản hướng dẫn cách chế tạo sản phẩm nhé.

Nhược điểm của việc phải viết nhiều quy trình văn bản

Điều rất quan trọng là nhận biết rằng việc có nhiều quy trình sẽ giới hạn tính linh hoạt của nhân viên và ảnh hưởng đến sự hài lòng trong công việc và cam kết của nhân viên. Quy định một quy trình cụ thể có thể ngăn nhân viên sử dụng sự linh hoạt trong cách họ làm việc, tiềm ẩn giảm sự hài lòng và tham gia của họ. Hãy khuyến khích việc chia sẻ những thực hành tốt (Best Practise) và thúc đẩy môi trường nơi nhân viên được động viên để nâng cao hiệu suất công việc của họ.

Kết luận

Tóm lại, quyết định về việc viết ra những quy trình nào trong QMS của bạn nên dựa trên một sự đánh giá cẩn thận về nhu cầu cụ thể và động lực của tổ chức của bạn. Bằng cách thiết lập cân đối hợp lý giữa việc tạo ra quy trình bằng văn bản và tính linh hoạt, bạn có thể tối ưu hóa Hệ thống Quản lý Chất lượng của mình và thúc đẩy một môi trường liên tục để cải thiện.

Lalaplus,