Làm thế nào để viết một chính sách chất lượng phù hợp

Một trong những việc đầu tiên cần làm khi triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 là soạn Chính sách chất lượng cho công ty của bạn. Sẽ có nhiều cách khác nhau và một số người nghĩ là đơn giản; tuy nhiên, để đảm bảo chính sách có hiệu quả trong việc giúp công ty của bạn thành công thì đó có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn. Bạn có thể tự hỏi: Những điều gì quan trọng cần nghĩ đến khi tạo Chính sách Chất lượng cho công ty? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời.

Chính sách Chất lượng phải định hướng hành động của Tổ chức

Nếu chính sách định hướng cho tổ chức, nó có thể được sử dụng như một “bộ lọc” cho các quyết định kinh doanh. Nếu chính sách của bạn là “liên tục cung cấp các vật dụng vượt trội trong khi liên tục cải tiến quá trình và năng suất”, thì người quản lý có thể xem xét cách họ sử dụng tài nguyên và hỏi: “Việc đưa ra quyết định phân bổ tài nguyên này có phù hợp với cam kết của chúng ta đối với các vật dụng cao cấp và cải tiến không ? ” Trong trường hợp câu trả lời là không, quyết định là không tiếp tục với dự án và tìm một dự án khác tốt hơn dẫn đến các mục tiêu của công ty.

Bắt đầu với Yêu cầu của Khách hàng

Chìa khóa để bắt đầu bất kỳ Hệ thống quản lý chất lượng nào là đảm bảo rằng bạn hiểu các yêu cầu của khách hàng. Nếu bạn định hướng thành công QMS của mình theo hướng cải thiện sự hài lòng của khách hàng, điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn hiểu tất cả các yêu cầu bạn cần đáp ứng để đạt được điều này. Các yêu cầu này có thể đến trực tiếp từ đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật của khách hàng, thông qua các tiêu chuẩn ngành hoặc thậm chí thông qua các yêu cầu pháp lý liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn có thể cần phải đáp ứng các yêu cầu chặt chẽ về giao hàng đúng thời hạn, có mức độ sạch tiêu chuẩn ngành trong chế biến thực phẩm hoặc thậm chí là các yêu cầu pháp lý về những nguyên liệu có thể được sử dụng trong các quá trình sản xuất. Khi bạn có tất cả các yếu tố đầu vào cần thiết thì nó sẽ giúp đảm bảo Chính sách chất lượng của bạn tập trung vào các yếu tố quan trọng để đạt được sự hài lòng của khách hàng.

Thu thập đầu vào của các bên quan tâm nội bộ

Chính sách Chất lượng được coi là trọng tâm chính của Hệ thống Quản lý Chất lượng và được dự định để tất cả nhân viên có thể sử dụng làm trọng tâm cho công việc của họ. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải thu thập thông tin đầu vào từ tất cả các lĩnh vực của công ty để đảm bảo rằng Chính sách Chất lượng có thể áp dụng cho tất cả các lĩnh vực đó. Để làm được điều này, điều quan trọng là phải lấy được ý kiến đóng góp của moi người ở những khu vực sẽ cần áp dụng chính sách. Nếu mọi người không thể thấy Chính sách chất lượng liên quan như thế nào đến công việc của họ, thì đó chỉ là khẩu hiệu trên tường. Nhưng nếu họ có thể thấy nó có liên quan đến công việc của họ như thế nào, chẳng hạn như đáp ứng việc giao hàng đúng giờ cho những khách hàng mà nhân viên có thể có ảnh hưởng trực tiếp, thì chính sách chất lượng lúc này lại hữu ích cho họ mỗi khi có 1 quyết định gì trong công việc.

Bao gồm Thông tin Bắt buộc của ISO 9001

Tiêu chuẩn áp đặt một số yêu cầu đối với Chính sách chất lượng cần lưu ý. Chính sách Chất lượng cần thể hiện cam kết của công ty trong việc tuân thủ các yêu cầu và nâng cao hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng. Vì cam kết về Sự hài lòng và Cải tiến cho Khách hàng là những yếu tố then chốt trong quyết định triển khai Hệ thống quản lý chất lượng, nên chính sách của hệ thống phải bao gồm cam kết này. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nêu rõ như một tuyên bố, chẳng hạn như “cải thiện cam kết của chúng tôi trong việc giao hàng đúng hạn cho khách”, nhưng nó cần được hỗ trợ bằng các kế hoạch thực hiện những cải tiến này. Một yêu cầu bổ sung, mặc dù không cần phải nói, Chính sách Chất lượng phải phù hợp với mục đích (goal) của tổ chức. Nếu bạn sản xuất các bộ phận ô tô, chính sách phải nói về điều này chứ không phải một số dịch vụ cho Xe máy hoặc du lịch hay nghỉ dưỡng có thể được cung cấp.

Viết và Truyền đạt Chính sách Chất lượng

Với tất cả thông tin này, bạn cần soạn thảo một chính sách có thể hướng dẫn tổ chức và đưa ra định hướng tạo ra các mục tiêu chất lượng phù hợp. (Để biết thêm chi tiết về các mục tiêu chất lượng, hãy xem Cách viết Mục tiêu Chất lượng phù hợp). Người ta nói rằng Chính sách Chất lượng tốt thì đó phải là: Đơn giản, Ngắn gọn và Dễ ghi nhớ khi bị áp lực. Điều quan trọng là tất cả nhân viên không chỉ biết chính sách mà còn phải hiểu ý nghĩa của nó và công việc của họ hỗ trợ việc đáp ứng Chính sách chất lượng như thế nào.

Nếu chính sách có được chính sách chất lượng tốt và phù hợp, được thấu hiểu, tất cả các công việc, quá trình, hoạt động diễn ra của công ty đạt được mục tiêu ngắn hạn lẫn dài hạn. Và việc thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và cải tiến liên tục sẽ giúp công ty phát triển không ngừng. Đây là điều mà Hệ thống Quản lý Chất lượng hướng tới ngay từ đầu.

Source referenace: Advisera