Khi bạn nhận đánh giá chứng nhận, bạn sẽ không thể bỏ qua việc xây dựng 1 mối quan hệ tích cực với Đánh giá viên. Việc này sẽ giúp chúng ta có 1 cuộc audit thành công và nhận được kết quả đánh giá tốt. Sau đây là 1 số lời khuyên mà Lalaplus đưa ra để giúp bạn xây dựng được 1 mối quan hệ tích cực với đánh giá viên.

1. Những điều bạn không nên làm

Dưới đây là những điều cần tránh:

• Không tránh bất kỳ câu hỏi nào của họ. Họ sẽ ngay lập tức nhận biết nếu bạn đang che giấu điều gì đó hoặc muốn chuyển hướng cuộc trò chuyện sang chủ đề khác – đây là một cách khiến họ nghi ngờ về công ty bạn, vì họ sẽ nghĩ rằng bạn đang che giấu việc không tuân thủ một yêu cầu nào đó trong tiêu chuẩn.
• Không nói dối. Khi họ phát hiện bạn đang nói dối, họ sẽ hoàn toàn mất niềm tin vào bạn và họ sẽ trở nên cẩn trọng hơn trước.
• Không làm phí thời gian của họ. Đừng kéo họ đến nơi họ không muốn đến, hoặc dành quá nhiều thời gian cho những điều họ muốn tiến hành nhanh chóng. Điều này sẽ làm họ căng thẳng, bởi họ sẽ không thể xem xét những thông tin quan trọng khác mà họ quan tâm.

2. Tầm quan trọng của mối quan hệ tích cực

Vì sao bạn nên đối xử lịch sự với đánh giá viên ngay từ thời điểm ban đầu? Bởi vì có một khu vực mờ (Gray Area) trong “quy tắc đánh giá” nơi bạn có thể hưởng lợi từ việc xây dựng mối quan hệ tích cực. (Đừng lo lắng, khi nói về khu vực mờ này, tôi không đề cập đến bất kỳ điều gì bất hợp pháp hoặc không đạo đức, như tôi sẽ giải thích sau đây).

Đánh giá viên có một quy tắc cơ bản rằng họ phải thực hiện đánh giá (auditing), không phải tư vấn (consulting) – điều này có nghĩa rằng họ phải thông báo cho bạn nếu điều gì đó tốt hoặc xấu (tức là có vi phạm hoặc không) và họ nên cung cấp một giải thích ngắn gọn về tại sao có một vi phạm hoặc tại sao một thứ gì đó là điểm tốt; tuy nhiên, họ không được phép cung cấp lời khuyên chi tiết về cách giải quyết vấn đề của bạn.

Bạn nên hiểu rằng Đánh giá viên đã đánh giá (audit) hàng chục, thậm chí hàng trăm công ty và họ đã thấy tất cả mọi thứ – từ các hoạt động tồi nhất đến các ví dụ tuyệt vời về các giải pháp thông minh thực hiện theo các yêu cầu tiêu chuẩn. Theo cách nào đó, họ là một bộ sưu tập kiến thức về những gì tốt và xấu đối với ISO, hoặc tiêu chuẩn mà bạn đang được chứng nhận.

Vậy khu vực mờ này (Gray Area) là gì? Nó có nghĩa là độ dài của “sự giải thích” mà Auditor sẽ nói cho bạn – nếu bạn phát triển một mối quan hệ tích cực, giải thích này sẽ không chỉ là vài từ, mà có thể là vài câu, có thể đủ để tạo ra vài thay đổi trong tư duy của bạn, giúp bạn tiết kiệm được một khoản tiền và thời gian đáng kể sau này. Tuy nhiên, nếu bạn đối xử không tốt với đánh giá viên này, anh ta sẽ (tất nhiên) giữ giải thích của mình ở mức tối thiểu, và cơ hội học hỏi từ anh ta sẽ trôi qua.

3. Những gì bạn nên làm trong cuộc đánh giá (audit) chứng nhận ISO

Vì vậy, bạn nên thực hiện các bước sau để phát triển mối quan hệ tích cực:

• Trả lời các câu hỏi trực tiếp. Cung cấp câu trả lời rõ ràng và kịp thời, được hỗ trợ bằng dữ liệu thực tế.
• Thừa nhận bạn gặp vấn đề. Tất nhiên, bạn sẽ không kể với họ tất cả vấn đề của bạn một cách tự nguyện, nhưng nếu được hỏi trực tiếp, hãy nói cho họ biết một cách trung thực vấn đề là gì. Các đánh giá viên sẽ hiểu sự thành khẩn của bạn như ý định cải thiện hệ thống – trong các trường hợp như vậy, họ có thể đưa ra vi phạm, nhưng bạn hầu như chắc chắn sẽ có cơ hội thảo luận về cách tốt nhất để khắc phục vi phạm đó.
• Hỏi họ ý kiến. Họ có thể không có thời gian để trả lời những câu hỏi như vậy, nhưng bằng cách thể hiện sự hăng hái về chủ đề, họ sẽ có một hình ảnh tích cực về bạn và công ty của bạn.

Vì vậy, nếu bạn tiếp cận đánh giá viên một cách tích cực, bạn nhất định sẽ thấy cuộc đánh giá (audit) của bạn không chỉ dễ chịu hơn, mà còn hữu ích hơn nhiều so với những gì bạn mong đợi.

Kết luận:

Việc xây dựng mối quan hệ với Auditor trong 1 cuộc audit rất quan trọng. Nó sẽ ảnh hưởng tới kết quả Audit và Chứng nhận ISO mà công ty bạn sẽ nhận sau này.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm kỹ năng Audit, Kỹ thuật đánh giá thì có thể tìm hiểu các bài đọc thêm trên website hoặc kênh youtube Lalaplus.