Tôi đã nhận thấy rằng nhiều người tham gia vào các dự án ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001…) sau khi tải về các mẫu tài liệu, tài liệu sẵn hoặc copy các quy trình từ 1 công ty khác, họ thường nghĩ “Tôi đã có các mẫu sẵn, quy trình, tài liệu – phần còn lại sẽ dễ dàng. Tôi sẽ viết một vài tài liệu, đưa chúng cho người đánh giá viên và cuộc audit sẽ kết thúc trong vài ngày”.

Thật không may, điều đó không dễ dàng như vậy. Dưới đây là lý do:

1. Viết tài liệu đòi hỏi thời gian và công sức

Bạn không nên viết các tài liệu chỉ để người đánh giá viên (auditor) – bạn nên viết chúng vì bạn muốn định rõ một số quy tắc, quy định cho tổ chức của bạn.

Nhưng nếu bạn muốn tài liệu của bạn có ích, bạn phải điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty của bạn. Có lẽ không hợp lý để thiết lập quy tắc thay đổi mật khẩu hàng tháng, nhưng có thể hợp lý để thay đổi mật khẩu hàng 3 hoặc 6 tháng – vì vậy bạn phải tìm hiểu xem điều gì phù hợp với mức độ rủi ro và tổ chức của bạn (trường hợp này dành cho hệ thống an toàn và bảo mật thông tin).

Hơn nữa, một số tài liệu khá phức tạp và đòi hỏi kiến thức cụ thể để viết chúng – ví dụ, để thực hiện đánh giá rủi ro, bạn cần viết phương pháp đánh giá rủi ro trước. Nếu một phương pháp như vậy không phù hợp cho tổ chức của bạn, nhân viên của bạn thực hiện đánh giá rủi ro có thể mất rất nhiều thời gian, và sau cùng họ sẽ nhận ra rằng họ có thể thực hiện nó một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mặt khác, bạn có thể chọn cách không đánh giá rủi ro, và điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót một số yêu cầu của ISO 9001, dẫn đến thất bại trong việc chứng nhận.

Vì vậy, bạn cần đầu tư thời gian và công sức vào việc đào tạo và phân tích công ty của bạn.

2. Tài liệu không triển khai thì không có ý nghĩa

Sau khi viết xong, bạn nhận ra rằng tài liệu không có ý nghĩa nếu những quy tắc đó không được thực sự áp dụng trong tổ chức của bạn. Nói cách khác, cho dù tài liệu có hoàn hảo, chỉnh chu tới đâu đi chăng nữa, nhưng không thay đổi thói quen, thay đổi cách làm việc lối mồn, cũ kỹ thì trong tổ chức của bạn vẫn sẽ chẳng đạt được lợi ích gì.

Nhưng vấn đề ở đây là – nếu bạn muốn triển khai các quy tắc mới, bạn phải thay đổi thói quen trong tổ chức của bạn. Và việc thay đổi thói quen không dễ dàng, đặc biệt nếu nó đồng nghĩa với việc hạn chế quyền tự do mà nhân viên trải qua cho đến nay (điều này thường xảy ra trong quy tắc, quy trình mới lập). Lấy ví dụ về quy định kiểm tra máy móc định – nếu trước đây không có quy tắc như vậy và đột ngột bạn yêu cầu nhân viên phải kiểm tra máy móc hàng ngày, họ chắc chắn sẽ không hạnh phúc. Hơn nữa, họ sẽ tìm cách tránh quy định như vậy.

Vì vậy, ngoài việc đảm bảo rằng quy trình, quy định này có ý nghĩa từ góc độ đảm bảo chất lượng, bạn cũng phải giải thích cho nhân viên vì sao nó cần thiết, và đối với một số quy tắc phức tạp hơn, bạn sẽ phải giải thích cách thực hiện, triển khai nó trong thực tế. Điều này được gọi là các chương trình đào tạo, tập huấn hay có thể là huấn luyện, mà nếu thiếu sẽ có khả năng cao rằng nhân viên của bạn sẽ đơn giản từ chối thay đổi như vậy. Và những chương trình này cũng đòi hỏi thời gian và công sức.

3. Việc iệc duy trì hay bị bỏ qua

Hầu hết các công ty đã hoàn thành việc viết tài liệu và triển khai tất cả các quy tắc và quy trình, sau đó bắt đầu quên về tài liệu – các vấn đề mới liên tục xảy ra thay đổi cách thứ tự làm, nhưng sự thay đổi đó không được phản ánh trong tài liệu. Kết quả là, ngày càng nhiều người nhận thấy tài liệu không thể sử dụng nữa, và điều này dẫn đến ít người hơn và ít người hơn tuân theo chúng.

Điều này xảy ra nếu không có ai chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật tài liệu – thực tế cho biết mỗi tài liệu cần phải chỉ định một ‘chủ sở hữu’ hoặc ‘người quản lý’ hay ‘Process Owner’, một người có trách nhiệm duy trì tài liệu này luôn được cập nhật. Nhưng lại một lần nữa – điều này đòi hỏi thời gian và công sức.

Do đó, việc mua các mẫu tài liệu của bạn không phải là điểm dừng cuộc hành trình đảm bảo hệ thống Chất lượng – đó chỉ là sự bắt đầu.

Hãy đồng hành cùng Lalaplus để chúng ta cùng nhau xây dựng 1 hệ thống quản lý chất lượng cho công ty bạn nhé!

4. Kết luận

Có được 1 bộ tài liệu mẫu (Sample) trong tay không có nghĩa là bạn đã có được 1 hệ thống quản lý chuẩn ISO. Thực chất, việc bạn cần phải làm là biến bộ tài liệu đó phù hợp và áp dụng rộng rãi trong công ty. Và đặc biệt, nó cần đem lại giá trị cho công ty bạn như là Đảm bảo chất lượng sản phẩm, Loại bỏ rủi ro ô nhiễm môi trường, Ngăn ngừa tai nạn và sự cố trong công ty…

Lalaplus,