Bạn có thấy các yêu cầu của ISO9001 đối với Xem xét của lãnh đạo là lãng phí thời gian hơn là lợi ích không? Nhiều công ty coi việc Xem xét của lãnh đạo là một điều cần thiết nhưng khó chịu của việc duy trì đăng ký ISO 9001, nhưng nếu sử dụng đúng cách, điều này còn xa sự thật. Tuy nhiên, bạn chọn tổ chức việc xem xét của lãnh đạo, thông qua các cuộc họp được lên lịch định kỳ hoặc thông qua quá trình xem xét liên tục, thì hành động xem xét dữ liệu có sẵn như thế này có thể là một trong những động lực lớn nhất để cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng. (Tìm hiểu thêm về một quá trình liên tục trong bài viết này: Cách tiến hành Xem xét của lãnh đạo thiết thực.

Đầu vào Xem xét của lãnh đạo bắt buộc là gì?

Mặc dù các đầu vào khác có thể được công ty bổ sung theo mong muốn, ISO9001 cung cấp danh sách tối thiểu 12 đầu vào bắt buộc mà lãnh đạo cao nhất cần xem xét. Điều này có thể giúp không chỉ đánh giá tình trạng của Hệ thống quản lý chất lượng mà còn để tìm ra các khu vực cần cải tiến hoặc mong muốn để cải thiện các quá trình và sự hài lòng của khách hàng. 12 tiêu đề dưới đây là đầu vào bắt buộc và có một số ý tưởng về những câu hỏi cần đặt ra khi xem xét dữ liệu cho từng đầu vào bắt buộc để giúp tìm hiểu sâu hơn và thúc đẩy cải tiến.

Tình trạng của các hành động từ các cuộc xem xét lãnh đạo trước đó. Nếu những lần đánh giá dữ liệu trước đây yêu cầu ai đó phải bỏ đi và thực hiện thêm các hành động khác, thì những hành động này có được thực hiện sau đó không? Các nguồn lực thích hợp có được áp dụng kịp thời để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh không? Các hành động có tránh được các vấn đề tiềm ẩn không và nếu không, có cần thực hiện thêm các hành động khác không?

Những thay đổi trong các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Có khách hàng dự kiến ​​hoặc thay đổi pháp lý mà bạn biết sắp xảy ra không, và nếu có, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch giải quyết trước khi nó đến không? Có thể giảm chi phí thực hiện các thay đổi, hoặc ít nhất là dàn trải ra trong vài năm cho ngân sách phù hợp, hay bằng cách bắt đầu chuẩn bị sớm hơn không? Việc thực hiện một thay đổi trên tiến trình của riêng bạn thường dễ dàng hơn thay vì vội vàng để đáp ứng thời hạn áp đặt (Có chuẩn bị trước thì sẽ tốt hơn – Risk-based thinking).

Sự thỏa mãn của khách hàng và thông tin phản hồi từ các bên quan tâm liên quan. Thứ nhất, có phải phản hồi tiêu cực của khách hàng đến đã giảm hơn năm trước và phản hồi tích cực thường xuyên hơn? Các khiếu nại của khách hàng có được giải quyết đủ nhanh để đảm bảo không ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng không? Nếu phản hồi không phải là khiếu nại, chẳng hạn như nhận xét, bình luận hoặc một câu hỏi được đặt ra để mong đợi 1 điều gì đó tốt hơn, bạn có cần thực hiện các thay đổi đối với quá trình đó trước khi chúng trở thành khiếu nại thực sự không?

Mức độ thực hiện các mục tiêu chất lượng. Việc đặt mục tiếp giúp chúng ta đo lường được hiệu quả công việc dễ dàng. Nhờ đó Lãnh đạo cao nhất cũng nắm bắt được những quá trình nào đang đi đúng hướng với Chính sách và Mục đích của công ty (những quá trình, bộ phận đạt được mục tiêu đặt ra). Các câu hỏi thường đặt ra khi xem xét mục tiêu chất lượng thường dành cho những quá trình không đạt mục tiêu, kết quả dự kiến. Tại sao không đạt? Điều gì đã xảy ra? Nguyên nhân không đạt? Và chúng ta cần phải làm gì trong năm tới để đạt được mục tiêu này.

Kết quả thực hiện quá trình và sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Các vấn đề về quá trình hoặc sự không phù hợp của sản phẩm đang tăng, giảm hoặc không đổi? Có đủ nguồn lực để giải quyết sự không phù hợp không? Sự không phù hợp có ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng không? Có những lĩnh vực nào có thể được cải thiện, và những nguồn lực nào sẽ cần thiết?

Sự không phù hợp và hành động khắc phục. Nếu bạn đã xác định các hành động khắc phục trong các quá trình của mình, liệu chúng có được giải quyết đủ nhanh để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn không? Các nguồn lực thích hợp có được phân bổ để giải quyết các vấn đề quan trọng nhất giúp hỗ trợ các yêu cầu của công ty bạn không?

Kết quả theo dõi và đo lường. Các kết quả của việc thực hiện theo dõi và đo lường sẽ thường là 4 thứ quan trọng nhất. Đó chính là Mục tiêu chất lượng, Chỉ số hoạt hoạt động của các quá trình, Kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài và Sự hài lòng của Khách hàng. Những kết quả này cũng đã đan xen vào trong các yêu cầu đầu vào Xem xét của lãnh đạo.

Kết quả Đánh giá. Có bất kỳ sự không phù hợp nào được tìm thấy trong các quá trình của việc tạo lập không? Có bất kỳ sự không phù hợp lặp đi lặp lại nào trong số đó đã bị bỏ qua trong quá khứ không, tỷ lệ các vấn đề ngày càng gia tăng hay cùng một vấn đề được tìm thấy trong các quá trình khác nhau báo hiệu 1 vấn đề lớn hơn? Một vấn đề được thấy trong một quá trình có thể ẩn náu trong một quá trình khác và việc phát sinh chỉ còn là vấn đề thời gian (đang chờ xảy ra)?

Kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài. Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng hình thành lên chất lượng của sản phẩm và dịch vụ ở công ty. Lãnh đạo sẽ cần quan tâm đến Kết quả hoạt động (Performance) của những nhà cung cấp chính. Và 2 khía cạnh thường cần phải chú ý nhất đó là Chất lượng và Giao hàng. Liệu chúng ta có cần phải thay đổi nhà cung cấp vì tình trạng chất lượng nguyên vật liệu hiện tại? Chúng ta phải làm gì để nhà cung cấp chú trọng hơn về các yêu cầu chất lượng trước khi giao hàng?

Sự đầy đủ của nguồn lực. Nguồn lực đã cam kết dành cho hệ thống QMS có được cung cấp đủ, giúp hệ thống vận hành hiệu lực không. Nguồn lực này chỉ có xảy ra khi có sự ủng hộ của lãnh đạo (trực tiếp hoặc gián tiếp). Cho nên, cuộc họp Xem xét của lãnh đạo là một cơ hội tuyệt vời để nói cho lãnh đạo biết hệ thống đang cần gì và khi thiếu nó thì sẽ có hậu quả thế nào.

Hiệu lực của hành động thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội. Những rủi ro & cơ hội đã được xác định là cần thiết, đồng thời, hành động giải quyết chúng chắc chắn đã được xác định và thực hiện bởi người chịu trách nhiệm liên quan. Câu hỏi ở đây là những rủi ro có còn xảy ra khi thực hiện những hành động đó. Nếu không thì những hành động đó hiệu lực rồi đó. Sau khi làm xong các hành động đó, thì có rủi ro khác phát sinh không? Hay có các cơ hội gì để đổi mới?

Các cơ hội cải tiến. Nếu nhân viên hoặc bên thứ ba đã đề xuất các cải tiến, chúng có được xem xét thay vì gạt đi không? Có điều gì được cải thiện hơn từ việc thực hiện các cải tiến hay ngược lại nó còn tốn kém hơn trước? Phản hồi có được đưa ra cho người đề xuất cải tiến cho dù nó đã được thông qua hay không?

Đầu ra Xem xét của lãnh đạo bắt buộc là gì?

Ba tiêu đề dưới đây là kết quả đầu ra bắt buộc Xem xét của lãnh đạo và hồ sơ của của đầu vào bên trên cần được duy trì để cho thấy rằng việc xem xét của lãnh đạo đã giải quyết chúng ổn thỏa. Từ đó, giúp xác định các đầu ra cho Hệ thống quản lý chất lượng. Các hồ sơ được lưu giữ sẽ khác nhau tùy thuộc vào cách thức cấu trúc và thực hiện cuộc Xem xét của lãnh đạo, nhưng chúng không chỉ quan trọng để chứng minh cho Chuyên gia đánh giá (Auditor) mà còn là tài liệu hữu ích cho công ty của bạn về những quyết định đã được đưa ra và lý do tại sao.

Các cơ hội để cải tiến (khác với cơ hội cải tiến ở bên trên cho đầu vào). Cải tiến là động lực lớn của Hệ thống quản lý chất lượng ISO9001 và nó có thể là lợi ích lớn nhất đối với một công ty thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng tốt. Làm thế nào để bạn chứng minh rằng bạn đang cải thiện hiệu quả của hệ thống? Bạn làm điều đó bằng cách cải thiện các quá trình trong hệ thống trong thời gian tiếp theo là gì. Cải tiến các quá trình được đo lường bằng việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực và điều này có thể trở thành lợi nhuận lớn hơn cho công ty hoặc thúc đẩy hệ thống cải tiến hơn nữa.

Nhu cầu thay đổi hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống hiện tại đã làm cho chúng ta hài lòng? Chắc chắn là chưa, vì không gì là hoàn hảo cả. Ở đây, ý Lala muốn nói là Hệ thống của bạn chắc chắn có thể còn tốt hơn nữa, hiệu lực và hiệu quả hơn nhiều so với bây giờ. Chính vì cái lẽ đó, ISO đã yêu cầu bắt buộc chúng ta phải xác định 1 đầu ra nữa. Đó là Nhu cầu thay đổi hệ thống. Thay đổi sẽ giúp công ty có thể 1 hệ thống QMS tốt hơn, phù hợp hơn và làm tăng sự hài lòng của khách hàng, đồng nghĩa với việc giúp công ty gia tăng doanh thu, lợi nhuận.

Nhu cầu về nguồn lực. Phân phối các nguồn lực, chẳng hạn như quyết định thuê nhân viên mới hoặc đầu tư máy móc mới hoặc công cụ sẽ làm cho các quá trình hoạt động tốt hơn, là một trong những nhiệm vụ chính của quản lý. Sử dụng Xem xét của lãnh đạo để cố gắng tập trung vào các cải tiến có thể giúp tiết kiệm chi phí và nguồn lực bằng cách đảm bảo rằng chúng được áp dụng đúng nơi ngay lần đầu tiên. Sử dụng dữ liệu để thúc đẩy các quyết định giúp đảm bảo chúng là chính xác

Xem xét của lãnh đạo có thể là động lực chính để cải tiến

Vì Sự lãnh đạo, Tập trung vào khách hàng, Quyết định dựa trên bằng chứng và Cải tiến là bốn trong số các Nguyên tắc quản lý chất lượng tạo cơ sở cho tiêu chuẩn ISO9001, nên quá trình Xem xét của lãnh đạo nêu bật tất cả bốn nguyên tắc để đảm bảo rằng Lãnh đạo cao nhất đang giám sát và kiểm soát các nguồn lực cần thiết để làm cho công ty hoạt động. Thay vì trở thành gánh nặng, Xem xét của lãnh đạo nên trở thành một trong những yếu tố chính của cải tiến QMS. Xem xét của lãnh đạo là tất cả việc xem xét các dữ liệu có sẵn để xác nhận rằng các nguồn lực đầy đủ hiện có giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và cải thiện QMS cũng như sản phẩm.

Source : Advisera